ইসির সিদ্ধান্ত অনুযায়ী, অনলাইনে নতুন ভোটার নিবন্ধনের ফরম পূরণ করার পর নির্ধারিত নির্বাচন অফিস বা বুথে গিয়ে বায়োমেট্রিক তথ্য না দিলে আবেদন বাতিল হতে পারে। এর মধ্যে রয়েছে ছবি তোলা, আঙুলের ছাপ নেওয়া ও চোখের আইরিশ যাচাইয়ের মতো প্রয়োজনীয় প্রক্রিয়া সম্পন্ন না করা।

দীর্ঘদিন আবেদন ঝুলিয়ে রাখার কারণে সার্ভারে অপ্রয়োজনীয় চাপ তৈরি হচ্ছে বলে মনে করছে কমিশন। নির্ধারিত সময়সীমা পার হলে এ ধরনের আবেদন সিস্টেম থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলার ব্যবস্থা নেওয়া হবে।

একইভাবে, এনআইডির নাম, ঠিকানা বা জন্মতারিখ সংশোধনের আবেদন করে দীর্ঘদিন প্রয়োজনীয় কাগজপত্র জমা না দেওয়া কিংবা নির্ধারিত বায়োমেট্রিক প্রক্রিয়া সম্পন্ন না করলেও আবেদন বাতিলের আওতায় আসতে পারে।

এনআইডির আবেদন নিষ্পত্তির পাশাপাশি মাঠপর্যায়ের উপজেলা ও জেলা নির্বাচন কার্যালয়ে সংরক্ষিত পুরোনো নথিপত্র অপসারণের উদ্যোগ নিয়েছে ইসি।

নির্দেশনা অনুযায়ী, ২০১২ সাল থেকে সংরক্ষিত যেসব ভোটার নিবন্ধন ফরম-২ স্ক্যান করে সার্ভারে আপলোড করা হয়েছে, সেসব কাগজপত্র অপসারণ করা হবে। এ প্রক্রিয়া আগামী ৩১ অক্টোবরের মধ্যে শেষ করতে মাঠপর্যায়ের কার্যালয়গুলোকে নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।

তবে ২০১১ সালের ৩১ ডিসেম্বর পর্যন্ত নিবন্ধিত ও সংরক্ষিত মূল ভোটার নিবন্ধন ফরমগুলো আগের মতোই গোপনীয়তার সঙ্গে কার্যালয়ে সংরক্ষণ করতে হবে।

পুরোনো কাগজপত্র অপসারণের ক্ষেত্রে তথ্যের গোপনীয়তা রক্ষায় বিশেষ নির্দেশনা দিয়েছে কমিশন। বাতিলের জন্য নির্ধারিত নথিপত্র কোনোভাবেই খোলাবাজারে বিক্রি করা যাবে না।

নির্দেশনায় এসব কাগজ সরাসরি মণ্ড তৈরির কাজে পাঠানোর কথা বলা হয়েছে। এর মাধ্যমে ব্যক্তিগত তথ্যের গোপনীয়তা রক্ষার পাশাপাশি কাগজপত্রের নিরাপদ নিষ্পত্তি নিশ্চিত করতে চায় নির্বাচন কমিশন।